Política de privacidad
Analista Profesional de Riesgos
1. Objetivo
La presente Política de Privacidad establece las condiciones bajo las cuales Analista Profesional de Riesgos (APR 360), en adelante “la Aplicación”, recopila, utiliza, almacena, procesa y protege la información suministrada por sus usuarios durante el uso de sus funcionalidades.
La Aplicación está diseñada para apoyar la evaluación y gestión de riesgos de seguridad, el registro de hallazgos, la elaboración de informes y la generación de cotizaciones relacionadas con los servicios ofrecidos.
El tratamiento de los datos se realizará de conformidad con la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, cuando resulten aplicables.
2. Información que puede recopilarse
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, la Aplicación podrá tratar las siguientes categorías de información:
2.1. Información de usuarios
- Nombre, correo electrónico y datos básicos de identificación suministrados para el registro o administración de usuarios.
- Información relacionada con los perfiles, roles y permisos asignados dentro de la Aplicación.
- Registros técnicos necesarios para la autenticación, administración y seguridad de las cuentas.
2.2. Información de clientes y evaluaciones
- Nombre o razón social de los clientes evaluados.
- Datos de identificación comercial y de contacto que el usuario incorpore.
- Respuestas a cuestionarios, evaluaciones, matrices de riesgo, hallazgos, observaciones y recomendaciones.
- Informes, resultados, calificaciones y demás documentos generados mediante la Aplicación.
2.3. Fotografías, archivos y documentos
Cuando el usuario utilice funcionalidades que lo permitan, la Aplicación podrá procesar fotografías, documentos, soportes y archivos relacionados con una evaluación de riesgos o con la elaboración de un informe.
El usuario deberá contar con la autorización o el fundamento jurídico correspondiente para cargar información personal o imágenes de terceros.
2.4. Información de cotizaciones
La Aplicación podrá tratar datos comerciales relacionados con clientes, conceptos cotizados, cantidades, precios, impuestos y demás elementos necesarios para preparar, revisar y generar cotizaciones.
2.5. Información técnica
Podrán registrarse datos técnicos necesarios para el funcionamiento, mantenimiento, diagnóstico y seguridad de la Aplicación, de acuerdo con la configuración de los servicios utilizados.
3. Finalidades del tratamiento
La información podrá utilizarse para:
- Crear, administrar y autenticar las cuentas de usuario.
- Permitir la ejecución de evaluaciones y matrices de riesgo.
- Registrar hallazgos, evidencias, observaciones y recomendaciones.
- Generar informes, documentos y cotizaciones.
- Administrar clientes, usuarios, roles y permisos, cuando corresponda.
- Facilitar la exportación, almacenamiento o consulta de archivos.
- Utilizar herramientas de inteligencia artificial para apoyar funciones específicas, como el análisis de hallazgos o la elaboración de recomendaciones, cuando estén habilitadas.
- Mantener la integridad, disponibilidad y seguridad de la información.
- Atender solicitudes, incidentes técnicos y requerimientos de los usuarios.
- Cumplir obligaciones legales y contractuales aplicables.
La información no se utilizará para finalidades incompatibles con las aquí descritas sin contar con la autorización o el fundamento jurídico requerido.
4. Uso de Google Drive y servicios de Google
La Aplicación puede ofrecer funciones de integración con Google Drive mediante la autorización expresa del usuario.
Cuando el usuario conceda el permiso correspondiente, la Aplicación podrá acceder a los archivos que cree con ella o a los archivos que el usuario seleccione o autorice mediante los mecanismos de Google, de acuerdo con el alcance efectivo del permiso concedido.
La autorización de acceso a Google Drive no implica que la Aplicación tenga acceso general e irrestricto a todo el contenido de la cuenta del usuario.
Los archivos se utilizarán exclusivamente para las funciones solicitadas, como guardar, exportar, consultar o gestionar documentos relacionados con el uso de la Aplicación.
La Aplicación no venderá los datos obtenidos a través de las API de Google ni los utilizará para publicidad personalizada. Tampoco permitirá el acceso a terceros fuera de los usos autorizados, los proveedores necesarios para prestar el servicio y las situaciones legalmente permitidas.
El usuario puede revocar el acceso concedido desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google. La revocación puede impedir el funcionamiento de las funcionalidades que dependan de esa integración.
El tratamiento de los datos obtenidos mediante servicios de Google estará sujeto también a las políticas y condiciones aplicables de Google.
5. Uso de inteligencia artificial
Cuando la Aplicación utilice herramientas de inteligencia artificial, los datos estrictamente necesarios podrán procesarse para producir análisis, resúmenes, recomendaciones o contenidos relacionados con la evaluación de riesgos y la generación de cotizaciones.
El tratamiento dependerá de la herramienta, del proveedor y de la configuración técnica implementada.
Antes de incorporar información confidencial, datos personales sensibles o información de terceros a una herramienta de inteligencia artificial, el usuario deberá verificar que su uso sea autorizado y adecuado para la finalidad correspondiente.
Las respuestas generadas por inteligencia artificial constituyen un apoyo y no sustituyen el criterio profesional, la verificación técnica ni las decisiones que correspondan al usuario.
La Aplicación no afirmará que los proveedores de inteligencia artificial eliminan, anonimizan o dejan de utilizar los datos para entrenamiento, salvo que esas condiciones estén verificadas contractualmente y en la configuración del servicio utilizado.
6. Almacenamiento y alojamiento
La Aplicación utiliza infraestructura tecnológica para procesar y almacenar la información necesaria para su funcionamiento. Esta infraestructura puede incluir servidores de aplicaciones, bases de datos y servicios de almacenamiento.
La arquitectura implementada puede incluir servicios en la nube y proveedores tecnológicos externos.
El responsable deberá mantener actualizada esta política cuando cambien los proveedores, las ubicaciones de almacenamiento o las condiciones de tratamiento de los datos.
La información se conservará durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recopilada, las obligaciones contractuales y los plazos legales aplicables, sin perjuicio de los derechos de los titulares.
7. Compartición de información
La Aplicación no vende datos personales.
La información podrá ser accesible para:
- El responsable del tratamiento y el personal debidamente autorizado.
- Los usuarios que cuenten con permisos de acceso conforme a los roles configurados.
- Los proveedores tecnológicos que intervengan en el alojamiento, mantenimiento, almacenamiento, autenticación o procesamiento de la información, cuando sea necesario para prestar el servicio.
- Las autoridades competentes cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.
Los accesos deberán limitarse a la información necesaria para cada finalidad. Cuando corresponda, se deberán implementar acuerdos, controles y obligaciones de confidencialidad con los proveedores y personas autorizadas.
8. Seguridad de la información
Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido.
Estas medidas podrán incluir controles de acceso, autenticación, administración de permisos, protección de infraestructura, copias de seguridad y procedimientos de atención de incidentes, según las capacidades efectivamente implementadas.
Ningún sistema informático puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, los usuarios deberán proteger sus credenciales, cerrar las sesiones en equipos compartidos y reportar cualquier acceso sospechoso o incidente de seguridad.
9. Derechos de los titulares
De conformidad con la normativa colombiana aplicable, los titulares podrán ejercer, según corresponda, los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Conocer el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.
- Solicitar la supresión de datos o la revocación de la autorización cuando legalmente proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, cuando corresponda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la ley.
Las solicitudes podrán enviarse al correo [email protected], indicando el derecho que se desea ejercer, una descripción clara de la solicitud y la información necesaria para verificar la identidad o la representación del solicitante.
Las solicitudes se atenderán dentro de los términos y procedimientos previstos en la legislación aplicable.
10. Información de terceros y responsabilidad del usuario
El usuario que registre información de clientes, empleados, visitantes u otras personas deberá contar con la autorización o el fundamento jurídico que corresponda y cumplir las obligaciones legales aplicables.
La información no deberá incorporarse cuando su tratamiento esté prohibido o cuando no exista una justificación válida para hacerlo.
El usuario deberá evitar cargar contraseñas, datos bancarios, documentos de identidad completos u otra información sensible que no sea necesaria para la finalidad de la evaluación.
11. Conservación y eliminación
La información se conservará durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales o atender responsabilidades contractuales.
Cuando corresponda su eliminación, esta se realizará de acuerdo con los procedimientos técnicos disponibles y los plazos legales aplicables. Las copias de respaldo podrán permanecer durante el ciclo de retención previsto antes de su eliminación definitiva.
La eliminación de un archivo en Google Drive, en un dispositivo o en una exportación no implica necesariamente que se eliminen automáticamente todas las copias almacenadas en otros sistemas.
12. Cambios en la política
Esta política podrá actualizarse cuando existan cambios legales, técnicos, funcionales o comerciales que afecten el tratamiento de la información.
La versión vigente estará disponible en el sitio web de la Aplicación. Cuando los cambios sean sustanciales, se informarán a los usuarios por los medios razonablemente disponibles.
13. Contacto
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, los usuarios podrán comunicarse con:
Responsable: Luis Norberto Castaño
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: https://intelrisk.com.co
Esta política deberá interpretarse de acuerdo con la legislación colombiana aplicable y las condiciones efectivamente implementadas en la Aplicación.